Работа с дебиторской задолженностью: как работать с сомнительной кредиторкой

Руководители крупных предприятий и небольших компаний прекрасно понимают, что работа с дебиторской задолженностью (ПДЗ) – это одно из важнейших направлений деятельности. Рост долгов приводит к снижению финансовой устойчивости, и в результате недостаток оборотных средств влечет за собой появление зависимости от дополнительных источников финансирования, а также не лучшим образом влияет на рентабельность, платежеспособность, продуктивность в целом.

Взыскание дебиторки должно осуществляться комплексно, с участием опытных взыскателей. Если их деятельность ведется максимально эффективно, это гарантирует материальную стабильность и стимулирует развитие бизнеса. В некоторых случаях может потребоваться профессиональная помощь сторонних юристов. Специалисты центра «Нетдолгофф» оказывают весь спектр услуг по возврату финансов даже в самых безнадежных случаях. Как же правильно организовать эти процессы на практике?

Каков порядок работы с дебиторской задолженностью

Когда компания сталкивается с просрочками партнеров, в первую очередь необходимо разобраться, какие факторы на это повлияли. На этом этапе важно провести качественный анализ механизма возникновения ДЗ, навести справки о контрагенте, связаться с ним, напомнить о необходимости внесения платежей.

При дальнейших задержках ведется претензионная работа, которая позволяет урегулировать споры в досудебном порядке. Обращение в суд – крайняя мера, требующая дополнительных финансовых вложений, участия профессиональных юристов с опытом взыскания.

Просрочки необходимо контролировать и не допускать их перехода в серьезные долги, взыскать которые будет практически невозможно. Лучше, если ситуация разрешится мирным путем без участия арбитражного судьи.

Причины возникновения

Сомнительная дебиторская и кредиторская задолженность не считаются отклонениями, а являются вариантами нормы для предприятий. Однако крайне важно поддерживать ее на определенном уровне, не допуская серьезных отклонений в большую или меньшую сторону. Цель руководителей компании – разобраться, почему накапливаются долги, а также разработать эффективные меры по их устранению, обеспечить контроль за выполнением указанных мероприятий.

Основные факторы, которые приводят к появлению ДЗ:

• контрагент не рассчитывается специально, чтобы направить средства для решения приоритетных задач;
• у покупателя нет денег для осуществления расчетов;
• партнер, с которым сотрудничает компания, недобросовестный;
• сотрудники ничего не предприняли для своевременного погашения финансовых обязательств;
• обязанное лицо намеренно игнорирует свою обязанность рассчитаться и за счет этого кредитует собственный бизнес.

Многие организации осознанно допускают просрочки, что особенно актуально в период финансового кризиса. Именно ограниченность в денежных средствах заставляет задерживать платежи.

С течением времени рост дебиторки приводит к снижению эффективности функционирования предприятия. Именно по этой причине следует обязательно разбираться, почему возникают долги, разрабатывать методы борьбы с ними и стараться принимать все возможные меры по предупреждению этого в дальнейшем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Всю деятельность, связанную с возвратом финансов, можно представить поэтапно:

• официальное закрепление политики компании, которая касается взаимодействия с контрагентами (кредитование, отсрочки платежей), проверок платежеспособности, анализа информации;
• формирование шаблонов соглашений, рассмотрение отдельных деталей, определение существенных условий;
• осуществление контроля над соблюдением сроков исполнения финансовых обязательств;
• действия с дебиторами, направленные на возврат средств предприятия, сокращение рисков роста просрочек и их повторного появления;
• обращение в судебные и другие государственные инстанции;
• списание безнадежных долгов.

Все перечисленные мероприятия проводятся не по отдельности, а в комплексе. Каждый из этапов сопряжен с применением определенного перечня методик, которые признаны руководством наиболее эффективными.

Методы работы с дебиторской задолженностью клиентов

Любая компания борется с этим явлением по-своему. Для этого разрабатываются узконаправленные локальные акты и ведется образовательная деятельность. Выбор того или иного способа зависит от следующих факторов:

• специфики бизнеса;
• масштабов проблемы;
• наличия или отсутствия ресурсной базы и др.

Взыскание должно работать бесперебойно, постоянно. Работникам следует анализировать объемы долгов, их структуру, давать оценку платежеспособности партнеров, подбирать подходящие методики грамотного и результативного взаимодействия, которые непременно покажут положительные результаты. Стоит остановиться на вариантах, действующих в большинстве успешных организаций.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить по телефону следует не только в том случае, когда имели место просрочки. Это отличная профилактическая мера, которая дает хорошие результаты. Рекомендуется обзванивать партнеров за несколько дней до положенной даты и напоминать о необходимости внесения установленных соглашением сумм. Очень часто такие напоминания действительно работают.

Если исполнение обязательств просрочено, это первоочередный способ воздействия на дебитора. Как наладить процесс таким образом, чтобы он был комфортным для сотрудников компании, осознающих, что такое работа с дебиторской задолженностью, и при этом приносил свои плоды:

• организовать автоматический обзвон, рассылку СМС;
• провести обучение коллектива взаимодействию с должниками;
• контролировать, насколько эффективно производится взыскание с помощью звонков;
• взять на аутсорсинг работников колл-центров из сторонних организаций.

Когда обязанное лицо не желает идти на контакт и платить, следует перейти к более решительным действиям. В первую очередь рассылаются письменные уведомления (с напоминанием) и претензии (если есть просрочка). Необходимо заранее разработать шаблоны писем в зависимости от целей рассылок.

Можно использовать электронную почту. Однако строгие тексты в адрес злостных неплательщиков лучше направлять письменно с уведомлением о вручении. В случае если дело будет доведено до суда, это станет важным доказательством того, что руководство компании пыталось разрешить ситуацию мирным путем и получить причитающиеся ей средства в добровольном порядке.

Переговоры

Если партнер сознательный и порядочный, с большой долей вероятности он будет идти на контакт. Практически у всех рано или поздно бывают временные трудности, поэтому договоренности об отсрочке – далеко не редкость. В зависимости от обстоятельств руководство компании принимает решение, соглашаться на такое предложение или нет.

Общаться с должниками придется, это неотъемлемый этап. Важно заранее хорошо подготовиться: собрать нужные документы, изучить информацию о контрагенте, разработать тактику действий в разных ситуациях.

Поначалу может показаться, что переговоры – это просто, однако опытные бизнесмены с этим заблуждением поспорят. Обычно к ним прибегают при существенных просрочках, превышающих 3 месяца. Если долги очень крупные, то обязательно присутствие руководства, которое не только имеет соответствующие навыки и опыт, но и уполномочено принимать серьезные управленческие решения. Лучше собрать целую команду специалистов разного профиля (юристов, бухгалтеров и др.).

Когда сторонам удается прийти к каким-либо договоренностям, это в обязательном порядке нужно зафиксировать и отразить в документации. В дальнейшем она может оказаться решающим доказательством в судебной инстанции.

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Далеко не все компании имеют достаточно ресурсов для того, чтобы взыскать дебиторку. По этой причине фирмы зачастую прибегают к такому инструменту, как аутсорсинг. Это значит, что обязанности по истребованию недополученных финансов переходят в ведение работников других организаций, которые специально для этого нанимаются. Работа по возврату денежных средств ведется эффективнее, при этом оптимизируются расходы, основной коллектив не отвлекается от своих непосредственных функций.

В чем состоят плюсы такого варианта:

• экономится как время, так и деньги;
• не нужно дополнительно обучать персонал;
• отсутствие необходимости расширять штат;
• с должниками взаимодействуют специально обученные профессионалы, которые имеют соответствующий опыт и разбираются во всех тонкостях.

Аутсорсинг весьма популярен не только в среде мелкого и среднего бизнеса, где непросто организовать результативное взыскание, но и в очень крупных компаниях. Руководители стремятся максимально оптимизировать деятельность предприятий и грамотно расходовать материальные и нематериальные ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях соблюдение алгоритмов ведения работы с дебиторской задолженностью выходит гораздо дороже, чем ее передача другим юридическим лицам. Самостоятельное взыскание приводит не только к материальным затратам, но и к расходованию трудовых ресурсов, времени.

В российском законодательстве закреплена возможность уступки права требования денег либо других активов другим сторонам. Одно из преимуществ – можно сразу получить деньги, пусть и за вычетом определенного процента. Такой вариант развития событий приветствуется, если фирма остро нуждается в финансах, или ДЗ признана безнадежной.

Обращение в суд

Это самая крайняя мера, на которую идут отделы по работе с дебиторской задолженностью. До этого этапа доходят в случае, если все остальные методы оказались малоэффективными или абсолютно нерезультативными. Как правило, просрочка для подачи документов в судебную инстанцию должна превышать трехмесячный срок. Сотрудники компании сначала направляют письменные претензии в адрес дебиторов, в которых устанавливаются предельные даты для погашения, конкретные требования по суммам, указываются банковские или иные реквизиты для платежей, приводятся доказательства, подтверждающие наличие оснований для рассылки.

Претензионная работа является способом досудебного урегулирования существующих разногласий. Если никакой реакции от должника так и не последовала, можно с чистой совестью собирать документацию для направления в суд. Иск должен составлять опытный юрист. В противном случае существенно повышаются риски проиграть спор и потерять большие деньги. Если в штате такой сотрудник отсутствует, можно привлечь профессиональных адвокатов или обратиться в юридическую фирму, специализирующуюся на истребовании долгов на возмездной основе (например, в центр «Нетдолгофф»).

Ответственные за дебиторскую задолженность

В компании должны быть разработаны мероприятия, направленные на предупреждение появление дебиторки и сокращение ее объемов. Система мотивации и ответственность работников показали высокую эффективность в управлении ДЗ. Коллектив заинтересован во взыскании в кратчайшие сроки. Как это выглядит на практике:

• устанавливаются лица, ответственные за контроль;
• разрабатываются инструкции для персонала;
• рассчитываются показатели эффективности;
• устанавливаются мотивационные выплаты;
• формируются механизмы противодействия мошенническим действиям сотрудников.

В штат можно включить отдельного человека, который будет бороться с дебиторкой. Если предприятие маленькое, взыскивать долги могут совместно юристы, бухгалтеры, линейные руководители.

Профилактика возникновения

Лучшее решение для руководства компании – не рассуждать о том, что делать с дебиторской задолженностью, а принять эффективные меры по недопущению ее появления. При этом указанные мероприятия должны выполняться на постоянной основе, беспрерывно. Главная цель – максимально сократить финансовые риски, а лучше предотвратить их полностью.

Чтобы ДЗ находилась на оптимальном уровне, рекомендуется:

• внимательно изучать информацию, касающуюся репутации контрагента;
• внедрение кредитного рейтинга сторон;
• документальное оформление всех соглашений;
• сбор контактов клиентской базы для упрощения взаимодействия;
• постоянный мониторинг движения денежных средств, поступления платежных поручений, контроль за исполнением обязательств;
• рассылка предварительных напоминаний о необходимости внесения платежей в установленный срок.

Нюансы работы с подотчетной дебиторкой

ДЗ по суммам из этой категории может возникнуть по следующим причинам:

• в фирме нет отлаженной схемы выдачи сумм под отчет (не регламентированы процедуры, касающиеся перечисления денег работникам, не определены сроки возврата и отображения в отчетности);
• трудовые отношения с сотрудником были расторгнуты, однако финансы не возвращены, при окончательном расчете удержать что-либо не получилось;
• из-за длительной командировки не получается своевременно отчитаться за все поступления от компании.

Можно выделить перечень эффективных мероприятий, направленных на предупреждение просрочек и налаживание процессов предоставления отчетов на регулярной основе:

• разработка локальных актов (например, положений), регулирующих данные вопросы;
• издание приказа с определением точного перечня лиц, которым могут выдаваться денежные суммы на нужды бизнеса;
• закрепление работника-бухгалтера, в чьи обязанности будет входить контроль за соблюдением сроков отчетности по финансам, переданным на руки сотрудникам.

К чему приводит плохая работа с долгами контрагентов

Когда «рабочая» система не налажена, это наихудшим образом сказывается на:

• Платежеспособности и финансовой устойчивости. Деньги не поступают от другой стороны в срок, а значит, затрудняется оплата труда работников, приобретение сырья, то есть осуществление обычной деятельности становится практически невозможным.
• Репутации. Недостаточный объем финансов не позволяет своевременно исполнять обязанности по договорам с поставщиками и иными лицами.
• Конкурентных преимуществах. Денежные средства в «замороженном» виде выпадают из оборота из-за просрочек должников, хотя могли быть направлены на осуществление различных целей, повышающих ценность предприятия.
• Внутреннем потенциале. Сотрудники отвлекаются на процессы взыскания, намного лучше было бы отдавать свои ресурсы на новые проекты и развитие бизнеса в целом.

Если дело доходит до суда, это влечет за собой еще большие траты денег и трудозатраты. Если взаимодействие с дебиторами было налажено должным образом, этого можно было бы избежать.

Заключение

Как правильно работать с дебиторской задолженностью, что с ней делать, в каждой компании решают самостоятельно. В целом можно выделить несколько последовательных этапов, которые проходят все предприятия, желающие удерживать ДЗ на оптимальном уровне: проверка дебиторов, внимание к каждому из соглашений, комплексный подход к процессу уведомления контрагентов о соблюдении сроков и просрочках, а также другие моменты.

Если дебиторка активно растет и ухудшается ее качество, фирма становится менее платежеспособной. Дефицит оборотных средств приводит к росту кредиторской задолженности, а значит, падает рентабельность производства. Иногда не избежать процедуры банкротства. По этим причинам крайне важно обеспечить бесперебойную работу, направленную на уменьшение долгов. Это касается не только взаимодействия с уже существующими дебиторами, но и профилактических мероприятий.